В соответствии с поручением Главы Чувашской Республики от 23 декабря 2022 г. № 02/01-23149, с Планом работы Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики, планом работы на 2023 г. Ядринского муниципального архива Чувашской Республики и в целях повышения квалификации специалистов муниципального архива, организаций-источников комплектования Ядринского муниципального архива в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации 15 июня 2023 г. на базе Детской школы искусств состоялся семинар-практикум с участием представителей Минкультуры Чувашии, сотрудников Государственного исторического архива Чувашской Республики. Обучающее мероприятие организовано для ответственных за делопроизводство и архив учреждений, организаций и предприятий Ядринского муниципального округа.
Рассмотрели три вопроса: о нормативной правовой базе в сфере делопроизводства и архивного дела и состоянии архивного дела в Ядринском муниципальном округе Чувашской Республики; составление номенклатуры дел и формирование дел в текущем делопроизводстве, составление паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию; проведение экспертизы ценности документов в организации, упорядочение документов и составление описей.
В начале мероприятия заведующая Ядринским муниципальным архивом представила членов рабочей группы, прибывшей из столицы. Затем заместитель начальника отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации Ядринского муниципального округа Чувашской Республики Ольга Геннадьевна Васильева от имени главы Ядринского муниципалитета поприветствовала всех присутствующих, настроила на плодотворную работу, рассказала о работе архивной службы муниципального округа.
По первому вопросу Татьяна Николаевна Малеева, заведующий сектором архивов Минкультуры Чувашии, ознакомила с нормативно-правовой базой в сфере делопроизводства и архивного дела, а также с деятельностью источников комплектования Ядринского муниципального архива Чувашской Республики по итогам паспортизации по состоянию на 1 декабря 2022 г.
По второму вопросу Людмила Ивановна Романовская, начальник отдела комплектования и документационного обеспечения организаций ГИА ЧР, осветила вопросы, возникающие при составлении номенклатуры дел. Выделила, что основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел в текущем делопроизводстве. Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и ведомственные перечни. Напомнила в своем выступлении о правилах оформления номенклатуры дел на год, рассказала, какими могут быть номенклатуры дел по виду (примерная, типовая, конкретная), о порядке составления конкретной номенклатуры дел, о схеме ее построения (структурный и производственно-отраслевой принцип построения), о схеме систематизации документов в ней (индексация или условное обозначение дел). Напомнила порядок заполнения паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию, научно-техническую документацию, кинофотофонодокументы. Обучила организации-источники комплектования муниципального архива основным приемам ежегодного составления Паспорта архива организации на 1 декабря текущего года, хранящей управленческую документацию (Приложение 4 к Регламенту). Паспорт архива заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр паспорта архива направляется в муниципальный архив, второй экземпляр паспорта архива хранится в деле фонда организации до ее ликвидации (реорганизации). Организации включают в паспорт архива учетные сведения по документам постоянного хранения (управленческая документация, научно-техническая документация, кинофотофонодокументы) и по личному составу, находящимся на хранении в архиве организации, образованным в деятельности организации, представляющей паспорт; организаций-предшественников, ликвидированных (если организация стала правопреемником), а также ликвидированных подведомственных организаций и др. К паспорту архива составляется пояснительная записка «Составление паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию».
По третьему вопросу Надежда Владимировна Арланова, главный архивист отдела комплектования и документационного обеспечения организаций ГИА ЧР, разъяснила, что экспертиза ценности документов – это трудоемкий вид работы, в процессе которого изучаются документы на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых, примерных и разработанных в организации номенклатур дел; нормативно-методических документов в области архивного дела. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК, а также организация её работы определяются положением, которое утверждается руководителем организации. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения учреждения (предприятия, организации и др.) или непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством муниципального архива. Затем упорядочение документов включает в себя следующие виды работ: экспертизу ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, формирование дел, их описание, составление описи и создание научно-справочного аппарата к ней, составление исторической справки к фонду организации, техническое оформление дел и другие виды работ. Поэтапно остановилась на каждом виде работ. Она акцентировала внимание слушателей на важности упорядочивания документов. Напомнила в своем выступлении, как правильно проводить экспертизу ценности всех документов, отложившихся в процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий, организовать работу по отбору документов для дальнейшего хранения, по включению в акт о выделении к уничтожению, по составлению описей дел по срокам хранения.
По окончании семинара состоялось подведение итогов встречи, конструктивный обмен мнениями и информацией участников мероприятия по заявленным в повестке вопросам.
Подводя итоги семинара, Майя Витальевна Ильина еще раз акцентировала внимание собравшихся на необходимости поддержания плодотворного сотрудничества в деле сохранения культурного, документального наследия Ядринского муниципального округа.
Первоисточник: Администрация Ядринского муниципального округа Чувашской Республики
