Государственный исторический архив
Чувашской Республики
04.10.2007
Внедрение инструкции «Оценка физического состояния документов способом малой выборки»
В 2007 году специалистами отдела обеспечения сохранности и учета документов РГУ “Государственный исторический архив Чувашской Республики” начато внедрение в практику выполнение работы по оценке физического состояния документов способом малой выборки. Проведена выборочная полистная проверка состояния № 13 “Алатырская уездная земская управа, г. Алатырь Симбирской губернии” и № Р 427 “Чебоксарский городской исполнительный комитет Советов депутатов трудящихся” по методу буквенно-цифровой индексации.

Переходу на выборочный способ предшествовало составление, утверждение ЭПМК РГУ “Госистархив Чувашской Республики” и последующее изучение специалистами отдела обеспечения сохранности и учета документов в 2006 году инструкции “Оценка физического состояния документов способом малой выборки”. При ее составлении были использованы “Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002”, а также пособия ВНИИДАД: практическое – “В.Ф. Привалов, В.Н. Бобкова, А.В. Куроедова. Оценка физического состояния документов. Способ малой выборки: М.,1996” и методических - “В.Ф. Привалов, Э.В. Колосова. Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах: М., 1989” и “В. Ф. Привалов. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: М., 2003”.

Инструкция состоит из 5-ти разделов и 2-х приложений: №1 “Выборочная проверка состояния описи №1, фонда №10 “Мировой посредник 2-го участка Чебоксарского уезда Казанской губернии, с. Беловолжское” и №2 “Выборочная проверка, состояния фонда №359” Ядринский уездный исправник Казанской губернии, г. Ядрин, описи №№ “1,2,3,4”.

Разделы №1 “Общие положения и №2 “Правила выборки в крупных массивах архивных документов” в общих чертах знакомят с терминами, понятиями, а также рекомендациями и правилами проведения выборочного обследования.

Разделы №3 “Порядок и последовательность выборочного обследования”, №4 “Оформление результатов выборочного обследования и итоговых данных по выборке “ и №5 “Прогнозирование физического состояния массива по итоговым данным выборки” разъясняют порядок и последовательность выборочной проверки физического состояния документов на 2-х конкретных примерах: пример №1 – выборка по фонду №10, имеющему узкий временной интервал, неструктурированному; пример №2 – выборка по фонду №359, имеющему сложную структуру и разные временные интервалы.

Использование на практике способа малой выборки позволит давать ускоренную сравнительную оценку состояния нескольких крупных массивов архивных документов, по результатам которой определяется очередность сплошной проверки.