12.10.2010
Выступление на заседании научно-методического Совета архивных учреждений Приволжского федерального округа в г.Саратове
5-6 октября 2010 г. состоялось заседание научно-методического Совета архивных учреждений Приволжского федерального округа в г.Саратове. На заседании присутствовали представители разных регионов, в том числе и Чувашской Республики. Сотрудник РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» Акмаева Евгения Николаевна выступила с сообщением о проблемах, возникших при внедрении 4 версии программного комплекса «Архивный фонд».
Организация внедрения 4-ой версии ПК «Архивный фонд»
в государственных архивах Чувашской Республики
(Текст выступления Е.Н.Акмаевой)
Государственные архивы Чувашской Республики приступили к внедрению 4 версии ПК «Архивный фонд» в 2010 г., в том числе и РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики». Была проведена установка программного комплекса «Архивный фонд» 4 версия, а также ее обновление на версию 4.1. База данных была сконвертирована из АФ (версия 3) в АФ (версия 4). Установка и конвертация была произведена без каких-либо затруднений. После конвертации данных мы работаем над ошибками и устранением неточностей. Так, при работе с базой АФ (3 версия), мы столкнулись с тем, что заголовки дел урезались, а АФ (4 версия) позволяет внести полностью эти заголовки.
В ходе работы с ПК АФ (4 версия) возник ряд проблем: например, встречаются объемные исторические справки, которые в АФ (4 версия) в соответствующем поле урезаются.
Работая на уровне внесения заголовков дел, при формировании описи, разделы описи (годовые разделы и структурные подразделения) не выводятся, несмотря на то, что все соответствующие поля заполнены. При просмотре отчета «Архивная опись» структура описи не формируется.
Возникает также вопрос по поводу внесения крайних дат структуры описи, бывает так, что опись заканчивается, а продолжение описи начинается с той же датой, что и предыдущая опись (например: опись начинается с 1962 г. заканчивается 1980 г., а продолжение описи начинается снова с 1962 г. в связи с тем, что в опись были включены документы, не описанные при предыдущей обработке).
Также при заполнении данных о датировке документов в программе имеется жесткая привязка к цифровым полям. Однако на практике, достаточно часто встречаются документы, датировка которых не соответствуют формату программы, например: датировка документов «Вторая половина XVIII в.», в личных фондах встречаются не датированные документы. Без заполнения полей «Крайние даты» сохранение не представляется возможным.
Служба техподдержки помогает нам с решениями некоторых вопросов, связанных с программой, с датами она подсказала вносить начальный и конечный год условного периода.
Отрицательным моментом также является то, что при просмотре отчетов производится длительное выполнение - подсчет данных и при этом невозможно продолжить работу с программой по другим полям.
В конце недели выполняется резервная копия базы данных ПК «Архивный фонд» (4 версия).
Акмаева Е.Н.
62-38-94
Организация внедрения 4-ой версии ПК «Архивный фонд»
в государственных архивах Чувашской Республики
(Текст выступления Е.Н.Акмаевой)
Государственные архивы Чувашской Республики приступили к внедрению 4 версии ПК «Архивный фонд» в 2010 г., в том числе и РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики». Была проведена установка программного комплекса «Архивный фонд» 4 версия, а также ее обновление на версию 4.1. База данных была сконвертирована из АФ (версия 3) в АФ (версия 4). Установка и конвертация была произведена без каких-либо затруднений. После конвертации данных мы работаем над ошибками и устранением неточностей. Так, при работе с базой АФ (3 версия), мы столкнулись с тем, что заголовки дел урезались, а АФ (4 версия) позволяет внести полностью эти заголовки.
В ходе работы с ПК АФ (4 версия) возник ряд проблем: например, встречаются объемные исторические справки, которые в АФ (4 версия) в соответствующем поле урезаются.
Работая на уровне внесения заголовков дел, при формировании описи, разделы описи (годовые разделы и структурные подразделения) не выводятся, несмотря на то, что все соответствующие поля заполнены. При просмотре отчета «Архивная опись» структура описи не формируется.
Возникает также вопрос по поводу внесения крайних дат структуры описи, бывает так, что опись заканчивается, а продолжение описи начинается с той же датой, что и предыдущая опись (например: опись начинается с 1962 г. заканчивается 1980 г., а продолжение описи начинается снова с 1962 г. в связи с тем, что в опись были включены документы, не описанные при предыдущей обработке).
Также при заполнении данных о датировке документов в программе имеется жесткая привязка к цифровым полям. Однако на практике, достаточно часто встречаются документы, датировка которых не соответствуют формату программы, например: датировка документов «Вторая половина XVIII в.», в личных фондах встречаются не датированные документы. Без заполнения полей «Крайние даты» сохранение не представляется возможным.
Служба техподдержки помогает нам с решениями некоторых вопросов, связанных с программой, с датами она подсказала вносить начальный и конечный год условного периода.
Отрицательным моментом также является то, что при просмотре отчетов производится длительное выполнение - подсчет данных и при этом невозможно продолжить работу с программой по другим полям.
В конце недели выполняется резервная копия базы данных ПК «Архивный фонд» (4 версия).
Акмаева Е.Н.
62-38-94
