18.05.2011
ГТРК «Чувашия». Выступление Лебедевой Е.Г., ведущего специалиста отдела НСА и ИПС, об истории отдела
В современном обществе архивам, как крупным центрам, хранящим информацию, принадлежит значительная роль. Архив хранит ценные сведения и по истории страны в целом, и по конкретным отраслям политики, экономики и культуры. Большое значение архивная информация имеет и при исполнении социально-правовых запросов граждан: предоставление сведений о рождении и смерти, награждениях, стаже работы и т. д.
Для того чтобы своевременно и качественно предоставлять информацию гражданам, архивист должен прекрасно ориентироваться во всем многообразии документов, хранящихся в архиве. Быстрый и успешный поиск помогает осуществить так называемый научно-справочный аппарат архива: различные справочники, содержащие сведения о конкретных документах по различным темам с их поисковыми данными (номер и название фонда, № описи, конкретное архивное дело, листы). В каждом архивном учреждении есть архивные справочники, обязательные для ведения - это описи дел, путеводитель по фондам (справочник о фондах), систематический каталог. Как правило, в архивах ведется и дополнительный научно-справочный аппарат: указатели, обзоры архивных фондов и т. д.
В Государственном историческом архиве Чувашской Республики функции по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата закреплены за одним отделом – отделом научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем. Несмотря на то, что отдел был образован сравнительно поздно, только в 1987 г., создание и развитие научно-справочного аппарата осуществлялось и ранее. До 1964 г. в архиве не было отделов, сформированных по производственному принципу, т. е. существовало только два отдела – отдел дореволюционных фондов и отдел фондов Октябрьской революции. Но даже в этих условиях в архиве были основные элементы НСА - путеводитель по фондам, справочники по административно-территориальному делению республики, различные каталоги (по истории местных государственных учреждений, каталог выдающихся событий из истории Чувашии и т. д.). В 1964 г. структура архива существенно изменилась, отделы были сформированы по функциональному принципу. Хотя отдел НСА не был организован как самостоятельный, функции по созданию и совершенствованию архивных справочников успешно выполнял отдел хранения, учета и научно-справочного аппарата. В период 60-80-х гг. XX в. работа в области НСА была сосредоточена, в основном, на дальнейшем развитии уже имеющегося научно-справочного аппарата - усовершенствовании и переработке описей, находившихся в неудовлетворительном состоянии и существенно осложнявших поиск необходимой информации. Также большое внимание было уделено и созданию новых архивных справочников. В 1971г. был издан справочник по фондам архива, а также справочник об административно – территориальном делении «Населенные пункты Чувашской АССР 1917 – 1981 гг.», подготовленный Валерианом Алексеевичем Нестеровым. Необходимо отметить, что данный справочник до сих пор часто используется при работе, так как история сел и деревень является весьма актуальной темой для исследований. Другим важным направлением в развитии научно-справочного аппарата стала тематическая разработка архивных документов и создание систематического каталога. Имея качественно составленный каталог, достаточно легко найти документы по конкретным темам.
В 1987 г. был создан отдел научно-справочного аппарата, и работа по созданию и усовершенствованию архивных справочников была продолжена.
В начале 90-х гг. XX в. общество в своей деятельности стало ориентироваться на использование информационных технологий. Это направление развития не могло обойти стороной и архивы. В 1995 г. архив приступил к созданию информационно-поисковых систем. Первой разработкой в этом плане стала программа по награждению медалью «За доблестный труд в годы Великой Отечественной войны». Она эффективно использовалась при исполнении социально-правовых запросов.
В конце 90 –х гг. XX – начале XXI вв. развитие автоматизированного научно-справочного аппарата осуществлялось путем формирования и заполнения электронных картотек. В 1999 г. начата работа по заполнению электронной картотеки «Реабилитированные», содержащей данные на лиц, подвергшихся репрессиям в 30-50-е гг. XX в. В 2002 г. было закончено формирование базы данных «Ревизские сказки», содержащей информацию по генеалогии и часто используемой при исполнении социально-правовых запросов. В настоящее время база данных размещена в сети Интернет на сайте архива, где с ней может ознакомиться любой желающий.
Нужно отметить, что, во многом, успех был достигнут благодаря нашим ветеранам. В течение долгих лет в отделе успешно проработали: Максимова Римма Михайловна, Демакова Вера Ивановна, Елахова Валентина Ивановна, Косарева Вера Павловна, Иванова Зинаида Васильевна, Санина Лидия Ивановна. Непосредственно ими, их многолетним кропотливым трудом были подготовлены «Справочник о фондах», обзоры фондов; усовершенствованы и переработаны описи к наиболее используемым фондам; составлены подробные исторические справки, описаны личные фонды.
В настоящее время в отделе научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем работают 6 человек. Отделом проводится большая работа по усовершенствованию имеющихся элементов НСА и созданию новых. Осуществляются мероприятия по описанию поступающих фондов, в том числе и личного происхождения, усовершенствованию и переработке описей, составлению исторических справок, участию в подготовке различных документальных выставок. В 2009 г. был подготовлен «Путеводитель по фондам Государственного исторического архива Чувашской Республики» (Часть первая. Фонды учреждений, организаций, предприятий досоветского периода), который также размещен на официальном сайте архива. Сотрудники отдела работают над составлением второй части путеводителя о фондах советского и постсоветского периодов, продолжают заполнение баз данных «Метрические книги», которая также содержит информацию по генеалогии, «Решения Чебоксарского городского Совета депутатов трудящихся и его исполнительного комитета», содержащая информацию по вопросам благоустройства г. Чебоксары, предоставления гражданам квартир и земельных участков и т. д. Активно применяется в работе и учетный программный комплекс «Архивный фонд. Четвертая версия», существенно облегчающий работу с научно-справочным аппаратом к фондам. Также внедряется программа «Фотокаталог», используя которую можно легко найти фотодокумент по запрашиваемой теме.
Однако перед отделом стоят и новые задачи - своевременное описание документов, принятых на хранение в неописанном виде и повышение качества описательных статей; дальнейшее развитие автоматизированного НСА путем его интеграции с традиционным (т. е. перевод традиционных архивных справочников на электронные носители, размещению их в сети Интернет для просмотра в режиме on-line).
В заключение хотелось бы поздравить ветеранов и сотрудников с 70-летним юбилеем Государственного исторического архива и пожелать им здоровья, долгих лет жизни, успехов во всем.
ВГТРК «Государственная телерадиокомпания «Чувашия»,18 мая 2011 г.
Для того чтобы своевременно и качественно предоставлять информацию гражданам, архивист должен прекрасно ориентироваться во всем многообразии документов, хранящихся в архиве. Быстрый и успешный поиск помогает осуществить так называемый научно-справочный аппарат архива: различные справочники, содержащие сведения о конкретных документах по различным темам с их поисковыми данными (номер и название фонда, № описи, конкретное архивное дело, листы). В каждом архивном учреждении есть архивные справочники, обязательные для ведения - это описи дел, путеводитель по фондам (справочник о фондах), систематический каталог. Как правило, в архивах ведется и дополнительный научно-справочный аппарат: указатели, обзоры архивных фондов и т. д.
В Государственном историческом архиве Чувашской Республики функции по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата закреплены за одним отделом – отделом научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем. Несмотря на то, что отдел был образован сравнительно поздно, только в 1987 г., создание и развитие научно-справочного аппарата осуществлялось и ранее. До 1964 г. в архиве не было отделов, сформированных по производственному принципу, т. е. существовало только два отдела – отдел дореволюционных фондов и отдел фондов Октябрьской революции. Но даже в этих условиях в архиве были основные элементы НСА - путеводитель по фондам, справочники по административно-территориальному делению республики, различные каталоги (по истории местных государственных учреждений, каталог выдающихся событий из истории Чувашии и т. д.). В 1964 г. структура архива существенно изменилась, отделы были сформированы по функциональному принципу. Хотя отдел НСА не был организован как самостоятельный, функции по созданию и совершенствованию архивных справочников успешно выполнял отдел хранения, учета и научно-справочного аппарата. В период 60-80-х гг. XX в. работа в области НСА была сосредоточена, в основном, на дальнейшем развитии уже имеющегося научно-справочного аппарата - усовершенствовании и переработке описей, находившихся в неудовлетворительном состоянии и существенно осложнявших поиск необходимой информации. Также большое внимание было уделено и созданию новых архивных справочников. В 1971г. был издан справочник по фондам архива, а также справочник об административно – территориальном делении «Населенные пункты Чувашской АССР 1917 – 1981 гг.», подготовленный Валерианом Алексеевичем Нестеровым. Необходимо отметить, что данный справочник до сих пор часто используется при работе, так как история сел и деревень является весьма актуальной темой для исследований. Другим важным направлением в развитии научно-справочного аппарата стала тематическая разработка архивных документов и создание систематического каталога. Имея качественно составленный каталог, достаточно легко найти документы по конкретным темам.
В 1987 г. был создан отдел научно-справочного аппарата, и работа по созданию и усовершенствованию архивных справочников была продолжена.
В начале 90-х гг. XX в. общество в своей деятельности стало ориентироваться на использование информационных технологий. Это направление развития не могло обойти стороной и архивы. В 1995 г. архив приступил к созданию информационно-поисковых систем. Первой разработкой в этом плане стала программа по награждению медалью «За доблестный труд в годы Великой Отечественной войны». Она эффективно использовалась при исполнении социально-правовых запросов.
В конце 90 –х гг. XX – начале XXI вв. развитие автоматизированного научно-справочного аппарата осуществлялось путем формирования и заполнения электронных картотек. В 1999 г. начата работа по заполнению электронной картотеки «Реабилитированные», содержащей данные на лиц, подвергшихся репрессиям в 30-50-е гг. XX в. В 2002 г. было закончено формирование базы данных «Ревизские сказки», содержащей информацию по генеалогии и часто используемой при исполнении социально-правовых запросов. В настоящее время база данных размещена в сети Интернет на сайте архива, где с ней может ознакомиться любой желающий.
Нужно отметить, что, во многом, успех был достигнут благодаря нашим ветеранам. В течение долгих лет в отделе успешно проработали: Максимова Римма Михайловна, Демакова Вера Ивановна, Елахова Валентина Ивановна, Косарева Вера Павловна, Иванова Зинаида Васильевна, Санина Лидия Ивановна. Непосредственно ими, их многолетним кропотливым трудом были подготовлены «Справочник о фондах», обзоры фондов; усовершенствованы и переработаны описи к наиболее используемым фондам; составлены подробные исторические справки, описаны личные фонды.
В настоящее время в отделе научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем работают 6 человек. Отделом проводится большая работа по усовершенствованию имеющихся элементов НСА и созданию новых. Осуществляются мероприятия по описанию поступающих фондов, в том числе и личного происхождения, усовершенствованию и переработке описей, составлению исторических справок, участию в подготовке различных документальных выставок. В 2009 г. был подготовлен «Путеводитель по фондам Государственного исторического архива Чувашской Республики» (Часть первая. Фонды учреждений, организаций, предприятий досоветского периода), который также размещен на официальном сайте архива. Сотрудники отдела работают над составлением второй части путеводителя о фондах советского и постсоветского периодов, продолжают заполнение баз данных «Метрические книги», которая также содержит информацию по генеалогии, «Решения Чебоксарского городского Совета депутатов трудящихся и его исполнительного комитета», содержащая информацию по вопросам благоустройства г. Чебоксары, предоставления гражданам квартир и земельных участков и т. д. Активно применяется в работе и учетный программный комплекс «Архивный фонд. Четвертая версия», существенно облегчающий работу с научно-справочным аппаратом к фондам. Также внедряется программа «Фотокаталог», используя которую можно легко найти фотодокумент по запрашиваемой теме.
Однако перед отделом стоят и новые задачи - своевременное описание документов, принятых на хранение в неописанном виде и повышение качества описательных статей; дальнейшее развитие автоматизированного НСА путем его интеграции с традиционным (т. е. перевод традиционных архивных справочников на электронные носители, размещению их в сети Интернет для просмотра в режиме on-line).
В заключение хотелось бы поздравить ветеранов и сотрудников с 70-летним юбилеем Государственного исторического архива и пожелать им здоровья, долгих лет жизни, успехов во всем.
ВГТРК «Государственная телерадиокомпания «Чувашия»,18 мая 2011 г.
