Республиканский стандарт качества предоставления государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Чувашской Республики
УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства культуры, по делам национальностей,
информационной политики
и архивного дела Чувашской Республики
от 24 декабря 2007 г. № 01/07–458
Глава I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Полное наименование услуги
Настоящий стандарт устанавливает основные требования к объему и качеству предоставления государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Чувашской Республики, оплачиваемых (финансируемых) из средств республиканского бюджета Чувашской Республики.
Поставщиками государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Чувашской Республики на территории Чувашской Республики являются:
РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики»;
РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики»;
РГУ «Государственный архив электронной и кинодокументации Чувашской Республики»;
РГУ «Государственный архив печати Чувашской Республики» (далее – Архивы).
2. Термины и определения
Государственный архив – государственное учреждение, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
Архивный фонд Чувашской Республики – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, проживающих на территории Чувашской Республики, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению и являющихся составной частью Архивного фонда Российской Федерации;
Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления, физическое или юридическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
3. Нормативно-правовые акты, регламентирующие качество услуг
Качество предоставления государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Чувашской Республики регламентируется следующими нормативными актами:
Конституция Российской Федерации;
Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон Российской Федерации от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне»;
Закон Российской Федерации от 15 апреля 1993 г. № 4804-I «О ввозе и вывозе культурных ценностей»;
Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, зарегистрированный Минюстом России 08.07.1997 № 1344;
Конституция Чувашской Республики;
Закон Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике»;
Закон Чувашской Республики от 28 апреля 2004 г. № 3 «Об обязательном экземпляре документов Чувашской Республики»;
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 № 19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059;
Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 г. № 51;
Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах (М., 2006);
Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, утвержденные приказом Государственного архивного управления при Совете Министров СССР от 01 марта 1988 г. № 7.
4. Основные факторы качества, используемые в стандарте
Основными факторами, влияющими на качество услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Чувашской Республики, предоставляемых населению, являются:
- наличие и состояние документов, в соответствии с которыми функционируют Архивы;
- условия размещения Архивов;
- специальное техническое оснащение Архивов (оборудование и приборы, обеспечивающие сохранность документов, офисная техника и т.д.);
- укомплектованность специалистами и их квалификация;
- наличие информации об Архивах, порядке и правилах предоставления услуг населению;
- наличие внутренней (собственной) и внешней систем контроля над деятельностью учреждения.
Глава II. ТРЕБОВАНИЯ К КАЧЕСТВУ БЮДЖЕТНЫХ УСЛУГ
1.1. Описание услуги
Архивы в области хранения, комплектования, учета и использования Архивного фонда Чувашской Республики предоставляют следующие услуги:
1.1.1. Услуга по хранению и учету архивных документов.
Документы Архивного фонда Чувашской Республики, обеспечивающие удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной информации, подлежат хранению и учету в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.
Организация хранения архивных документов обеспечивается системой мероприятий, включающей:
- соблюдение температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм;
- создание систем пожарной и охранной сигнализации;
- рациональное размещение архивных документов;
- контроль за движением и физическим состоянием архивных документов;
- копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;
- восстановление (реставрацию) архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища.
Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы:
секретные;
уникальные;
имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;
на нитрооснове;
пораженные биологическими вредителями;
переданные по договору на хранение в Архив и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.
1.1.2. Проведение непрерывного мониторинга (проверки наличия) документов и фондов Архивов должно обеспечивать возможность их беспрепятственного и оперативного предоставления пользователям. Мониторинг включает:
установление фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска;
выявление и устранение недостатков в учете архивных документов;
выявление и учет архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
Основные и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов Архива.
Своевременное страхование, копирование и реставрация архивных документов должны способствовать их дальнейшему сохранению и возможности общественного использования.
1.1.3. Услуга по комплектованию Архивов архивными документами.
С целью наиболее полного удовлетворения общественных потребностей в ретроспективной информации Архивы проводят работу по комплектованию своих фондов документами, подлежащими приему на государственное хранение.
Услуга по данному направлению деятельности обеспечивается:
- ведением списков организаций - источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в Архивы;
- оказанием организационно-методической помощи в ведении делопроизводства и архивного хранения документов в организациях-источниках комплектования;
- проведением республиканских семинаров, практикумов, стажировок, консультаций с целью повышения профессиональной квалификации работников, занятых в организациях ведением делопроизводства и хранением архивных документов;
- взаимодействием с негосударственными организациями, а также гражданами по вопросам передачи их документов на государственное хранение на основании договоров;
- приемом на постоянное хранение в Архивы документов Архивного фонда Чувашской Республики и иных архивных документов.
1.1.4. Услуга по организации доступа к архивным документам и их использованию.
Архивы предоставляют услуги по использованию архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах граждан, общества и государства. Основные услуги предоставляются бесплатно на основании действующего законодательства Российской Федерации и Чувашской Республики, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Чувашской Республики. Дополнительные услуги оказываются за плату в соответствии с «Прейскурантом цен на платные услуги и договорные работы, выполняемые государственным архивом», утверждаемые руководством Архивов.
1.1.5. Услуга по наведению справок социально-правового, тематического или генеалогического характера.
Организация приёма юридических и физических лиц (далее - Заявителя):
Приём осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени в соответствии с графиком, утвержденным директором Архива. Предварительная запись на приём осуществляется по телефону либо при личном обращении в Архив.
Для ожидания приема Заявителям отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для обеспечения возможности оформления документов, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации; системой охраны. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов, в соответствии с санитарными правилами и нормами.
Кабинеты (окна) приема Заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:
- номера кабинета (окна);
- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги;
- времени перерыва на обед, технического перерыва.
В помещении для ожидания и приёма заявителей отводятся места для информационных стендов, на которых размещается следующая обязательная информация:
- график работы Архива;
- фамилии, имена, отчества руководителей Архива;
- номера кабинетов, где осуществляются приём и информирование граждан, фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование заявителей;
- адреса официальных сайтов;
- номера телефонов, адреса электронной почты Архива;
- перечень документов, которые могут быть предъявлены заявителями в качестве удостоверяющих личность;
- перечень представляемых заявителями документов, необходимых для получения государственной услуги;
- перечень платных услуг
- образец заполнения заявления.
Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах и в брошюрах, печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места рекомендуется выделять другим шрифтом.
Сотрудник, осуществляющий приём заявителей, обязан носить бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.
1.1.6. Услуги по организации работы исследователей в читальных залах Архивов.
Архивы предоставляют пользователям все открытые для доступа архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.
Доступ к делам, содержащим согласно действующему законодательству государственную тайну, персональные данные, иные виды тайны или ограничения, установленные законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, осуществляется в порядке, предусмотренном действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, или условиями, установленными собственниками или владельцами архивных документов при их передаче в архив.
Доступ пользователя к подлинникам особо ценных и уникальных документов, а также к документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя Архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.
Имеющаяся в Архивах система научно-справочного аппарата должна обеспечить быстроту получения интересующей пользователя информации и ее разнообразие, возможность получения информации по интересующей теме из различных источников.
Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.
В целях создания условий для работы пользователей непосредственно в Архивах создается читальный зал, оборудованный мебелью и техническими средствами, обеспечивающими пользование архивными документами.
Архивы предоставляют пользователям документы:
- на традиционных бумажных носителях;
- в виде микрофиш и микрофильмов фонда пользования;
- в виде электронных копий документов.
Предоставление архивных документов производится:
- организациям во временное пользование на срок до 10 дней;
- исследователям для занятия в читальном зале - в течение рабочего дня.
1.1.7. Культурно-просветительские услуги.
Разнообразие форм работы Архивов в области предоставления культурно-просветительских услуг должно быть направлено на создание условий для доступа населения к историко-культурным ценностям, отражающим.
Использование архивных документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, публикаций, организация встреч с общественностью, экскурсий в архив, презентаций, «Дней открытых дверей», научно-практических семинаров и конференций, уроков для студентов и школьников и др. мероприятий проводится Архивами как самостоятельно, так и совместно с другими организациями.
Научно-исследовательская и издательская деятельность Архивов должна удовлетворять информационные запросы населения.
Участие Архивов в социально-культурных и образовательных проектах должно способствовать приобщению различных групп населения к историческому наследию народов Чувашской Республики.
Создание экспозиций выставок документов должно давать гражданам максимальное представление историко-культурных ценностях, сосредоточенных в фондах Архивов. Организация разноплановых выставок должна обеспечивать привлечение посетителей разного возрастного уровня и интересов. Тематика проводимых выставок должна обеспечивать наиболее полную публичную демонстрацию имеющихся в фондах Архивов документов.
Навыки и знания персонала Архивов, обеспечивающих предоставление культурно-просветительских услуг должны соответствовать современным требованиям и обеспечить предоставление наиболее полной, достоверной и наглядной информации для граждан.
Встречи с общественностью, экскурсии по Архивам, презентации, «Дни открытых дверей», научно-практические семинары и конференции, уроки должны проводиться квалифицированным персоналом, удовлетворять запросам посетителей на получение информации.
1.2. Информирование населения
Архивы обеспечивают потребителей всей необходимой информацией о характере и условиях предоставления услуг:
информируют население о режиме своей работы, видах услуг, существенных изменениях в деятельности, оказывающих влияние на предоставление услуг;
составляют ежегодный отчет о своей деятельности, размещают их на своих сайтах и портале «Архивы Чувашии»;
формируют научно-справочный аппарат и обучают пользователей навыкам работы с ним.
В состав информации об услугах в обязательном порядке должны быть включены:
- перечень основных услуг, предоставляемых учреждением;
- характеристика услуги, область ее предоставления и затраты времени на ее предоставление;
- наименования государственных и настоящего стандартов, требованиям которых должны соответствовать услуги;
- взаимосвязь между качеством услуги, условиями ее предоставления и стоимостью (для полностью или частично оплачиваемой услуги);
- возможность влияния потребителя на качество услуги;
- адекватные и легкодоступные средства для эффективного общения работников Архива с потребителями;
- возможность получения оценки качества услуги со стороны потребителя;
- установление взаимосвязи между предложенной услугой и реальными потребностями потребителей;
- правила и условия эффективного и безопасного предоставления услуги.
1.3. Порядок выбора потребителем организации, предоставляющей услуги
Выбор потребителем архива, оказывающего бюджетную услугу, осуществляется в соответствии с его профилем.
Пользователи документов Архивного фонда Чувашской Республики имеют право свободного посещения Архивов. Доступ к хранящимся в Архивах документам может быть ограничен не иначе, как на основании международных договоров Российской Федерации, законодательства Российской Федерации, а также распоряжения собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.
1.4. Получатели услуг
Получателями услуг Архивов могут быть:
органы государственной власти;
органы местного самоуправления;
юридические лица;
общественные объединения;
физические лица.
1.5. Основания предоставления государственной услуги.
Информация по запросу в письменном виде предоставляется заявителям в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.
В случае продления срока исполнения запроса Архив обязан уведомить об этом заявителя.
Время ожидания приема заявителями при подаче документов и получении сведений не должно превышать 30 минут.
Продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому Заявлению.
При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, у заявителя в 5-дневный срок запрашиваются необходимая для исполнения запроса информация.
Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги может служить:
- отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;
- отсутствие у заявителя документально подтверждённых прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.
- запросы, не позволяющие идентифицировать автора: не содержащие наименование юридического лица; фамилии имени, отчества физического лица; почтового и/или электронного адреса Заявителя.
- запросы, не поддающиеся прочтению;
- запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
Пользователям Архивов гарантируется обслуживание и получение ответов по запрашиваемым сведениям на государственных языках Чувашской Республики.
1.6. Порядок рассмотрения претензий потребителя
Настоящий стандарт должен быть предоставлен Архивами, оказывающими соответствующие услуги, для ознакомления любому лицу незамедлительно в случае поступления такой просьбы.
Информация о наличии стандарта, возможности и способе его получения должна быть размещена по месту предоставления услуги и доступна для получателя услуг. Также указываются сведения о наличии книги жалоб, телефоны и адреса учреждений, осуществляющих контроль за соблюдением настоящего стандарта.
Жалобы на предоставление услуг с нарушением настоящего стандарта должны быть рассмотрены в установленные сроки. В письменном ответе на жалобу указываются принятые меры по привлечению виновных к ответственности (если будет установлена вина учреждения в некачественном предоставлении услуг), а также предложения о возможных действиях по устранению последствий некачественно предоставленной услуги или предоставлению ее с ненадлежащим качеством.
Сроки рассмотрения жалоб в случае, если они не установлены нормативными правовыми актами, должны быть определены руководителем организации, обеспечивающей контроль за качеством предоставления соответствующих услуг.
Жалобы на некачественное предоставление услуг подлежат обязательной регистрации.
1.7. Требования к организациям – Архивам, предоставляющим услуги
1.7.1. Документы, регламентирующие деятельность Архивов
Устав Архива.
Руководства, инструкции, штатное расписание, правила внутреннего и трудового распорядка, методики работы с населением, технический и энергетический паспорт учреждения.
Настоящий Стандарт, а также иные государственные стандарты, имеющие отношение к архивной деятельности, должны составлять нормативную основу практической работы Архивов в области архивного дела.
1.7.2. Условия размещения и режим работы Архивов
Архив и его структурные подразделения должны быть размещены в специально предназначенных или приспособленных зданиях и помещениях, доступных для населения. Помещения должны быть обеспечены всеми средствами коммунально-бытового обслуживания и оснащены телефонной связью.
По размерам и состоянию помещения должны отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и правил, противопожарной безопасности, безопасности труда и быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг (повышенной температуры воздуха, влажности воздуха, запыленности, загрязненности, шума, вибрации и т.д.).
Архив должен быть открыт для населения 5 дней в неделю. Предоставление услуг физическим и юридическим лицам осуществляется в течение 40 часов в неделю.
Ежемесячно в Архиве проводится санитарный день, во время которого пользователи не обслуживаются. О проведении санитарного дня исследователи информируются заранее.
1.7.3. Техническое оснащение Архивов
Каждый архив должен быть оснащен специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество предоставляемых услуг соответствующих видов.
Специальное оборудование, приборы и аппаратура должны использовать строго по назначению, содержаться в технически исправном состоянии.
Неисправное специальное оборудование, приборы и аппаратура, дающие при работе сомнительные результаты, заменяются или ремонтируются (если они подлежат ремонту), а пригодность отремонтированных должна быть подтверждена проверкой.
1.7.4. Укомплектованность Архивов кадрами и их квалификация
Архивы должны располагать необходимым числом специалистов в соответствии со штатным расписанием.
Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей. Поддержание квалификации специалистов на высоком уровне обеспечивается периодической учебой на курсах повышения квалификации или иными действенными способами.
У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права.
Все специалисты должны быть аттестованы в установленном порядке.
Наряду с соответствующей квалификацией и профессионализмом все сотрудники должны обладать морально-этическими качествами, чувством ответственности.
При оказании услуг работники Архивов должны проявлять к населению максимальную вежливость, внимание, терпение.
1.7.5. Информационное сопровождение деятельности Архивов
Состояние информации об Архивах, порядок и правила предоставления услуг населению определяется в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 "О защите прав потребителей":
- каждый Архив обязан довести до сведения граждан свое наименование и местонахождение. Данная информация должна быть представлена любым способом, предусмотренным законодательством Российской Федерации и обеспечивающим ее доступность для населения;
- потребитель вправе потребовать предоставления необходимой и достоверной информации о предоставляемых услугах, обеспечивающей их компетентный выбор.
1.7.6. Контроль за деятельностью организаций, предоставляющих услугу
Архивы должны иметь документально оформленную внутреннюю систему контроля над деятельностью подразделений и сотрудников с целью определения соответствия оказываемых услуг в области архивного дела государственным и настоящему стандартам, другим нормативным документам в области архивного дела. Данная система контроля должна охватывать этапы планирования, работы с потребителями, оформления результатов контроля, выработки и реализации мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Внешняя система контроля должна включать в себя контроль, осуществляемые органом исполнительный власти Чувашской Республики, уполномоченным в области архивного дела и его структурными подразделениями на предмет соответствия качества фактически предоставляемых бюджетных услуг стандартам качества.
1.8. Требования к результатам работы Архивов
Работа Архивов в области обеспечения качества услуг должна быть направлена на их непрерывное повышение и наиболее полное удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной информации.
Руководители Архивов:
- несут полную ответственность за проводимую политику в области качества услуг;
- обеспечивают разъяснение и доведение этой политики до всех структурных подразделений и сотрудников Архива;
- устанавливают полномочия, ответственность и взаимодействие всего персонала Архива, осуществляющего руководство, исполнение услуг и контроль деятельности, влияющей на качество услуг.
1.9. Перечень критериев, определяющих качество услуги
При оценке качества услуг используются следующие критерии:
- полнота предоставления услуги в соответствии с требованиями ее предоставления;
- результативность (эффективность) предоставления услуги оценивается на основании индикаторов качества услуг и различными методами (в том числе путем проведения опросов).
Качество услуги оценивается на основании системы индикаторов согласно приложению.
Приложение
Индикаторы качества услуг Архивов
№
Критерий
Показатели
1. Прозрачность и доступность информации о работе Архива
Наличие собственного Интернет-сайта
Ежегодный отчет о деятельности Архива перед уполномоченным органом в сфере управления архивным делом
Количество публикаций в СМИ в год о деятельности Архивов
2. Организация хранения архивных документов
Наличие систем пожарной и охранной сигнализации
Соблюдение температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм хранения документов
Наличие и правильное ведение документов системы государственного учета архивных документов в Архивах
Соблюдение плана-графика проведения проверок наличия и физического состояния документов и фондов Архива
Объем выполненных работ по реставрации и консервации архивных документов (годовые показатели)
3. Пополнение информационных ресурсов Архивов
Выполнение плана по комплектованию Архивного фонда Чувашской Республики (годовые показатели)
4. Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц
Письменный ответ на обращение по существу затронутых в нем вопросов.
Подготовка ответа в установленные законодательством сроки
Повторные обращения
5. Повышение читательской активности
Динамика посещения читального зала (годовые показатели)
Количество выданных архивных документов пользователям читального зала (годовые показатели)
6. Популяризация историко-краеведческих знаний о Чувашии
Количество проведенных мероприятий (годовые показатели)
Количество посетителей (участников) мероприятий
приказом Министерства культуры, по делам национальностей,
информационной политики
и архивного дела Чувашской Республики
от 24 декабря 2007 г. № 01/07–458
Глава I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Полное наименование услуги
Настоящий стандарт устанавливает основные требования к объему и качеству предоставления государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Чувашской Республики, оплачиваемых (финансируемых) из средств республиканского бюджета Чувашской Республики.
Поставщиками государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Чувашской Республики на территории Чувашской Республики являются:
РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики»;
РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики»;
РГУ «Государственный архив электронной и кинодокументации Чувашской Республики»;
РГУ «Государственный архив печати Чувашской Республики» (далее – Архивы).
2. Термины и определения
Государственный архив – государственное учреждение, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
Архивный фонд Чувашской Республики – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, проживающих на территории Чувашской Республики, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению и являющихся составной частью Архивного фонда Российской Федерации;
Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления, физическое или юридическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
3. Нормативно-правовые акты, регламентирующие качество услуг
Качество предоставления государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Чувашской Республики регламентируется следующими нормативными актами:
Конституция Российской Федерации;
Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон Российской Федерации от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне»;
Закон Российской Федерации от 15 апреля 1993 г. № 4804-I «О ввозе и вывозе культурных ценностей»;
Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, зарегистрированный Минюстом России 08.07.1997 № 1344;
Конституция Чувашской Республики;
Закон Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике»;
Закон Чувашской Республики от 28 апреля 2004 г. № 3 «Об обязательном экземпляре документов Чувашской Республики»;
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 № 19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059;
Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 г. № 51;
Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах (М., 2006);
Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, утвержденные приказом Государственного архивного управления при Совете Министров СССР от 01 марта 1988 г. № 7.
4. Основные факторы качества, используемые в стандарте
Основными факторами, влияющими на качество услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Чувашской Республики, предоставляемых населению, являются:
- наличие и состояние документов, в соответствии с которыми функционируют Архивы;
- условия размещения Архивов;
- специальное техническое оснащение Архивов (оборудование и приборы, обеспечивающие сохранность документов, офисная техника и т.д.);
- укомплектованность специалистами и их квалификация;
- наличие информации об Архивах, порядке и правилах предоставления услуг населению;
- наличие внутренней (собственной) и внешней систем контроля над деятельностью учреждения.
Глава II. ТРЕБОВАНИЯ К КАЧЕСТВУ БЮДЖЕТНЫХ УСЛУГ
1.1. Описание услуги
Архивы в области хранения, комплектования, учета и использования Архивного фонда Чувашской Республики предоставляют следующие услуги:
1.1.1. Услуга по хранению и учету архивных документов.
Документы Архивного фонда Чувашской Республики, обеспечивающие удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной информации, подлежат хранению и учету в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.
Организация хранения архивных документов обеспечивается системой мероприятий, включающей:
- соблюдение температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм;
- создание систем пожарной и охранной сигнализации;
- рациональное размещение архивных документов;
- контроль за движением и физическим состоянием архивных документов;
- копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;
- восстановление (реставрацию) архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища.
Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы:
секретные;
уникальные;
имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;
на нитрооснове;
пораженные биологическими вредителями;
переданные по договору на хранение в Архив и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.
1.1.2. Проведение непрерывного мониторинга (проверки наличия) документов и фондов Архивов должно обеспечивать возможность их беспрепятственного и оперативного предоставления пользователям. Мониторинг включает:
установление фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска;
выявление и устранение недостатков в учете архивных документов;
выявление и учет архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
Основные и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов Архива.
Своевременное страхование, копирование и реставрация архивных документов должны способствовать их дальнейшему сохранению и возможности общественного использования.
1.1.3. Услуга по комплектованию Архивов архивными документами.
С целью наиболее полного удовлетворения общественных потребностей в ретроспективной информации Архивы проводят работу по комплектованию своих фондов документами, подлежащими приему на государственное хранение.
Услуга по данному направлению деятельности обеспечивается:
- ведением списков организаций - источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в Архивы;
- оказанием организационно-методической помощи в ведении делопроизводства и архивного хранения документов в организациях-источниках комплектования;
- проведением республиканских семинаров, практикумов, стажировок, консультаций с целью повышения профессиональной квалификации работников, занятых в организациях ведением делопроизводства и хранением архивных документов;
- взаимодействием с негосударственными организациями, а также гражданами по вопросам передачи их документов на государственное хранение на основании договоров;
- приемом на постоянное хранение в Архивы документов Архивного фонда Чувашской Республики и иных архивных документов.
1.1.4. Услуга по организации доступа к архивным документам и их использованию.
Архивы предоставляют услуги по использованию архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах граждан, общества и государства. Основные услуги предоставляются бесплатно на основании действующего законодательства Российской Федерации и Чувашской Республики, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Чувашской Республики. Дополнительные услуги оказываются за плату в соответствии с «Прейскурантом цен на платные услуги и договорные работы, выполняемые государственным архивом», утверждаемые руководством Архивов.
1.1.5. Услуга по наведению справок социально-правового, тематического или генеалогического характера.
Организация приёма юридических и физических лиц (далее - Заявителя):
Приём осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени в соответствии с графиком, утвержденным директором Архива. Предварительная запись на приём осуществляется по телефону либо при личном обращении в Архив.
Для ожидания приема Заявителям отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для обеспечения возможности оформления документов, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации; системой охраны. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов, в соответствии с санитарными правилами и нормами.
Кабинеты (окна) приема Заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:
- номера кабинета (окна);
- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги;
- времени перерыва на обед, технического перерыва.
В помещении для ожидания и приёма заявителей отводятся места для информационных стендов, на которых размещается следующая обязательная информация:
- график работы Архива;
- фамилии, имена, отчества руководителей Архива;
- номера кабинетов, где осуществляются приём и информирование граждан, фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование заявителей;
- адреса официальных сайтов;
- номера телефонов, адреса электронной почты Архива;
- перечень документов, которые могут быть предъявлены заявителями в качестве удостоверяющих личность;
- перечень представляемых заявителями документов, необходимых для получения государственной услуги;
- перечень платных услуг
- образец заполнения заявления.
Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах и в брошюрах, печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места рекомендуется выделять другим шрифтом.
Сотрудник, осуществляющий приём заявителей, обязан носить бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.
1.1.6. Услуги по организации работы исследователей в читальных залах Архивов.
Архивы предоставляют пользователям все открытые для доступа архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.
Доступ к делам, содержащим согласно действующему законодательству государственную тайну, персональные данные, иные виды тайны или ограничения, установленные законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, осуществляется в порядке, предусмотренном действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, или условиями, установленными собственниками или владельцами архивных документов при их передаче в архив.
Доступ пользователя к подлинникам особо ценных и уникальных документов, а также к документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя Архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.
Имеющаяся в Архивах система научно-справочного аппарата должна обеспечить быстроту получения интересующей пользователя информации и ее разнообразие, возможность получения информации по интересующей теме из различных источников.
Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.
В целях создания условий для работы пользователей непосредственно в Архивах создается читальный зал, оборудованный мебелью и техническими средствами, обеспечивающими пользование архивными документами.
Архивы предоставляют пользователям документы:
- на традиционных бумажных носителях;
- в виде микрофиш и микрофильмов фонда пользования;
- в виде электронных копий документов.
Предоставление архивных документов производится:
- организациям во временное пользование на срок до 10 дней;
- исследователям для занятия в читальном зале - в течение рабочего дня.
1.1.7. Культурно-просветительские услуги.
Разнообразие форм работы Архивов в области предоставления культурно-просветительских услуг должно быть направлено на создание условий для доступа населения к историко-культурным ценностям, отражающим.
Использование архивных документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, публикаций, организация встреч с общественностью, экскурсий в архив, презентаций, «Дней открытых дверей», научно-практических семинаров и конференций, уроков для студентов и школьников и др. мероприятий проводится Архивами как самостоятельно, так и совместно с другими организациями.
Научно-исследовательская и издательская деятельность Архивов должна удовлетворять информационные запросы населения.
Участие Архивов в социально-культурных и образовательных проектах должно способствовать приобщению различных групп населения к историческому наследию народов Чувашской Республики.
Создание экспозиций выставок документов должно давать гражданам максимальное представление историко-культурных ценностях, сосредоточенных в фондах Архивов. Организация разноплановых выставок должна обеспечивать привлечение посетителей разного возрастного уровня и интересов. Тематика проводимых выставок должна обеспечивать наиболее полную публичную демонстрацию имеющихся в фондах Архивов документов.
Навыки и знания персонала Архивов, обеспечивающих предоставление культурно-просветительских услуг должны соответствовать современным требованиям и обеспечить предоставление наиболее полной, достоверной и наглядной информации для граждан.
Встречи с общественностью, экскурсии по Архивам, презентации, «Дни открытых дверей», научно-практические семинары и конференции, уроки должны проводиться квалифицированным персоналом, удовлетворять запросам посетителей на получение информации.
1.2. Информирование населения
Архивы обеспечивают потребителей всей необходимой информацией о характере и условиях предоставления услуг:
информируют население о режиме своей работы, видах услуг, существенных изменениях в деятельности, оказывающих влияние на предоставление услуг;
составляют ежегодный отчет о своей деятельности, размещают их на своих сайтах и портале «Архивы Чувашии»;
формируют научно-справочный аппарат и обучают пользователей навыкам работы с ним.
В состав информации об услугах в обязательном порядке должны быть включены:
- перечень основных услуг, предоставляемых учреждением;
- характеристика услуги, область ее предоставления и затраты времени на ее предоставление;
- наименования государственных и настоящего стандартов, требованиям которых должны соответствовать услуги;
- взаимосвязь между качеством услуги, условиями ее предоставления и стоимостью (для полностью или частично оплачиваемой услуги);
- возможность влияния потребителя на качество услуги;
- адекватные и легкодоступные средства для эффективного общения работников Архива с потребителями;
- возможность получения оценки качества услуги со стороны потребителя;
- установление взаимосвязи между предложенной услугой и реальными потребностями потребителей;
- правила и условия эффективного и безопасного предоставления услуги.
1.3. Порядок выбора потребителем организации, предоставляющей услуги
Выбор потребителем архива, оказывающего бюджетную услугу, осуществляется в соответствии с его профилем.
Пользователи документов Архивного фонда Чувашской Республики имеют право свободного посещения Архивов. Доступ к хранящимся в Архивах документам может быть ограничен не иначе, как на основании международных договоров Российской Федерации, законодательства Российской Федерации, а также распоряжения собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.
1.4. Получатели услуг
Получателями услуг Архивов могут быть:
органы государственной власти;
органы местного самоуправления;
юридические лица;
общественные объединения;
физические лица.
1.5. Основания предоставления государственной услуги.
Информация по запросу в письменном виде предоставляется заявителям в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.
В случае продления срока исполнения запроса Архив обязан уведомить об этом заявителя.
Время ожидания приема заявителями при подаче документов и получении сведений не должно превышать 30 минут.
Продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому Заявлению.
При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, у заявителя в 5-дневный срок запрашиваются необходимая для исполнения запроса информация.
Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги может служить:
- отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;
- отсутствие у заявителя документально подтверждённых прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.
- запросы, не позволяющие идентифицировать автора: не содержащие наименование юридического лица; фамилии имени, отчества физического лица; почтового и/или электронного адреса Заявителя.
- запросы, не поддающиеся прочтению;
- запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
Пользователям Архивов гарантируется обслуживание и получение ответов по запрашиваемым сведениям на государственных языках Чувашской Республики.
1.6. Порядок рассмотрения претензий потребителя
Настоящий стандарт должен быть предоставлен Архивами, оказывающими соответствующие услуги, для ознакомления любому лицу незамедлительно в случае поступления такой просьбы.
Информация о наличии стандарта, возможности и способе его получения должна быть размещена по месту предоставления услуги и доступна для получателя услуг. Также указываются сведения о наличии книги жалоб, телефоны и адреса учреждений, осуществляющих контроль за соблюдением настоящего стандарта.
Жалобы на предоставление услуг с нарушением настоящего стандарта должны быть рассмотрены в установленные сроки. В письменном ответе на жалобу указываются принятые меры по привлечению виновных к ответственности (если будет установлена вина учреждения в некачественном предоставлении услуг), а также предложения о возможных действиях по устранению последствий некачественно предоставленной услуги или предоставлению ее с ненадлежащим качеством.
Сроки рассмотрения жалоб в случае, если они не установлены нормативными правовыми актами, должны быть определены руководителем организации, обеспечивающей контроль за качеством предоставления соответствующих услуг.
Жалобы на некачественное предоставление услуг подлежат обязательной регистрации.
1.7. Требования к организациям – Архивам, предоставляющим услуги
1.7.1. Документы, регламентирующие деятельность Архивов
Устав Архива.
Руководства, инструкции, штатное расписание, правила внутреннего и трудового распорядка, методики работы с населением, технический и энергетический паспорт учреждения.
Настоящий Стандарт, а также иные государственные стандарты, имеющие отношение к архивной деятельности, должны составлять нормативную основу практической работы Архивов в области архивного дела.
1.7.2. Условия размещения и режим работы Архивов
Архив и его структурные подразделения должны быть размещены в специально предназначенных или приспособленных зданиях и помещениях, доступных для населения. Помещения должны быть обеспечены всеми средствами коммунально-бытового обслуживания и оснащены телефонной связью.
По размерам и состоянию помещения должны отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и правил, противопожарной безопасности, безопасности труда и быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг (повышенной температуры воздуха, влажности воздуха, запыленности, загрязненности, шума, вибрации и т.д.).
Архив должен быть открыт для населения 5 дней в неделю. Предоставление услуг физическим и юридическим лицам осуществляется в течение 40 часов в неделю.
Ежемесячно в Архиве проводится санитарный день, во время которого пользователи не обслуживаются. О проведении санитарного дня исследователи информируются заранее.
1.7.3. Техническое оснащение Архивов
Каждый архив должен быть оснащен специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество предоставляемых услуг соответствующих видов.
Специальное оборудование, приборы и аппаратура должны использовать строго по назначению, содержаться в технически исправном состоянии.
Неисправное специальное оборудование, приборы и аппаратура, дающие при работе сомнительные результаты, заменяются или ремонтируются (если они подлежат ремонту), а пригодность отремонтированных должна быть подтверждена проверкой.
1.7.4. Укомплектованность Архивов кадрами и их квалификация
Архивы должны располагать необходимым числом специалистов в соответствии со штатным расписанием.
Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей. Поддержание квалификации специалистов на высоком уровне обеспечивается периодической учебой на курсах повышения квалификации или иными действенными способами.
У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права.
Все специалисты должны быть аттестованы в установленном порядке.
Наряду с соответствующей квалификацией и профессионализмом все сотрудники должны обладать морально-этическими качествами, чувством ответственности.
При оказании услуг работники Архивов должны проявлять к населению максимальную вежливость, внимание, терпение.
1.7.5. Информационное сопровождение деятельности Архивов
Состояние информации об Архивах, порядок и правила предоставления услуг населению определяется в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 "О защите прав потребителей":
- каждый Архив обязан довести до сведения граждан свое наименование и местонахождение. Данная информация должна быть представлена любым способом, предусмотренным законодательством Российской Федерации и обеспечивающим ее доступность для населения;
- потребитель вправе потребовать предоставления необходимой и достоверной информации о предоставляемых услугах, обеспечивающей их компетентный выбор.
1.7.6. Контроль за деятельностью организаций, предоставляющих услугу
Архивы должны иметь документально оформленную внутреннюю систему контроля над деятельностью подразделений и сотрудников с целью определения соответствия оказываемых услуг в области архивного дела государственным и настоящему стандартам, другим нормативным документам в области архивного дела. Данная система контроля должна охватывать этапы планирования, работы с потребителями, оформления результатов контроля, выработки и реализации мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Внешняя система контроля должна включать в себя контроль, осуществляемые органом исполнительный власти Чувашской Республики, уполномоченным в области архивного дела и его структурными подразделениями на предмет соответствия качества фактически предоставляемых бюджетных услуг стандартам качества.
1.8. Требования к результатам работы Архивов
Работа Архивов в области обеспечения качества услуг должна быть направлена на их непрерывное повышение и наиболее полное удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной информации.
Руководители Архивов:
- несут полную ответственность за проводимую политику в области качества услуг;
- обеспечивают разъяснение и доведение этой политики до всех структурных подразделений и сотрудников Архива;
- устанавливают полномочия, ответственность и взаимодействие всего персонала Архива, осуществляющего руководство, исполнение услуг и контроль деятельности, влияющей на качество услуг.
1.9. Перечень критериев, определяющих качество услуги
При оценке качества услуг используются следующие критерии:
- полнота предоставления услуги в соответствии с требованиями ее предоставления;
- результативность (эффективность) предоставления услуги оценивается на основании индикаторов качества услуг и различными методами (в том числе путем проведения опросов).
Качество услуги оценивается на основании системы индикаторов согласно приложению.
Приложение
Индикаторы качества услуг Архивов
№
Критерий
Показатели
1. Прозрачность и доступность информации о работе Архива
Наличие собственного Интернет-сайта
Ежегодный отчет о деятельности Архива перед уполномоченным органом в сфере управления архивным делом
Количество публикаций в СМИ в год о деятельности Архивов
2. Организация хранения архивных документов
Наличие систем пожарной и охранной сигнализации
Соблюдение температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм хранения документов
Наличие и правильное ведение документов системы государственного учета архивных документов в Архивах
Соблюдение плана-графика проведения проверок наличия и физического состояния документов и фондов Архива
Объем выполненных работ по реставрации и консервации архивных документов (годовые показатели)
3. Пополнение информационных ресурсов Архивов
Выполнение плана по комплектованию Архивного фонда Чувашской Республики (годовые показатели)
4. Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц
Письменный ответ на обращение по существу затронутых в нем вопросов.
Подготовка ответа в установленные законодательством сроки
Повторные обращения
5. Повышение читательской активности
Динамика посещения читального зала (годовые показатели)
Количество выданных архивных документов пользователям читального зала (годовые показатели)
6. Популяризация историко-краеведческих знаний о Чувашии
Количество проведенных мероприятий (годовые показатели)
Количество посетителей (участников) мероприятий
