Положение об экспертно-методической комиссии БУ "Государственный исторический архив Чувашской Республики"
Положение об экспертно-методической комиссии БУ "Государственный исторический архив Чувашской Республики"
1. Общие положения
1.1. Экспертно-методическая комиссия (ЭМК, далее – Комиссия) бюджетного учреждения Чувашской Республики «Государственный исторический архив Чувашской Республики» Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее – госистархив) является постоянно действующим совещательным органом по рассмотрению вопросов методической и практической работы по экспертизе ценности, подготовке к передаче на постоянное хранение в госистархив документов Архивного фонда Чувашской Республики, Российской Федерации, научно-методического обеспечения направлений деятельности госистархива. Решения Комиссии вступают в силу после утверждения протокола директором госистархива.
1.2. Положение о Комиссии и ее состав утверждаются приказом директора госистархива.
1.3. В состав Комиссии входят председатель, зам. председателя, наиболее квалифицированные работники основных структурных подразделений госистархива. Комиссию возглавляет заместитель директора по основной деятельности. Заместитель председателя и секретарь Комиссии назначаются из числа членов Комиссии. В качестве экспертов и консультантов к работе Комиссии могут привлекаться специалисты из других архивных учреждений, представители научных, общественных и иных сторонних организаций.
1.4. Комиссия в своей деятельности руководствуется законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Чувашской Республики, нормативными и распорядительными документами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики, Уставом, приказами госистархива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами Комиссии являются:
2.1. рассмотрение вопросов экспертизы ценности и комплектования госистархива документами Архивного фонда Чувашской Республики;
2.2. рассмотрение вопросов методического обеспечения основных направлений деятельности госистархива;
2.3. внедрение в практику работы госистархива передового отечественного и зарубежного опыта в области архивоведения, документоведения и археографии.
3. Функции
Комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами:
3.1. Рассматривает:
3.1.1. предложения по методическому обеспечению основных направлений деятельности госистархива;
3.1.2. проекты нормативных документов и методических пособий в области архивоведения, документоведения, археографии и других смежных с ними научных дисциплин, а также результаты их внедрения в практику работы госистархива;
3.1.3. предложения по включению организаций и граждан в списки источников комплектования госистархива, списки потенциальных источников комплектования госистархива;
3.1.4. вопросы определения состава документов, образующихся в деятельности организаций – источников комплектования госистархива, подлежащих постоянному хранению в госистархиве, проведения отбора, экспертизы ценности и подготовки документов Архивного фонда Чувашской Республики к передаче на постоянное хранение в госистархив;
3.1.5. вопросы проведения экспертизы ценности и упорядочения документов при проведении научно-технической обработки документов организаций – источников комплектования, а также на платной основе организаций, не являющихся источниками комплектования госистархива;
3.1.6. вопросы проведения экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности госистархива, на стадии делопроизводства при подготовке номенклатуры дел и формирования дел;
3.1.7. экспертные заключения, листы учета и описания, другие материалы по отнесению документов к категории уникальных; списки фондов для выявления особо ценных документов, информации, акты, перечни номеров дел, отнесенных к составу особо ценных; списки фондов, подлежащих каталогизации и др.
3.1.8. вопросы фондирования архивных документов;
3.1.9. вопросы об изменении цикличности проверки наличия и состояния дел отдельных фондов или групп фондов, согласовывает перечни фондов с указанием сроков цикличности их проверки;
3.1.10. вопросы передачи архивных фондов в государственные и муниципальные архивы;
3.1.11. тексты докладов и сообщений работников госистархива на семинарах, конференциях, НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа, других информационных мероприятиях по вопросам архивного дела и делопроизводства; статей и обзоров, обобщающих опыт работы госистахива по отдельным направлениям деятельности;
3.1.12. программы и пособия по повышению квалификации архивных работников.
3.2. Рассматривает с последующим представлением на утверждение или согласование экспертно-проверочной комиссии Минкультуры Чувашии:
3.2.1. проекты нормативных документов и методических пособий в области архивоведения, документоведения, археографии и других смежных с ними научных дисциплин;
3.2.2. списки организаций-источников комплектования госистархива, списки потенциальных источников комплектования госистархива, изменения и дополнения к спискам;
3.2.3. примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования госистархива;
3.2.4. описи дел постоянного хранения, по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов организаций-источников комплектования госистархива, сдаточные описи документов, поступивших по договору дарения от граждан- собственников или владельцев архивных документов;
3.2.5. предложения о включении архивных документов в Государственные реестры уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, Чувашской Республики;
3.2.6. описи дел, документов на различных носителях, отнесенных к составу особо ценных документов;
3.2.7. составленные, переработанные и усовершенствованные описи дел на документы постоянного хранения, аудиовизуальные документы, а также личного происхождения, хранящиеся в фондах госистархива;
3.2.8. служебные записки о фондировании, передаче архивных фондов, архивных документов в государственные и муниципальные архивы Чувашской Республики;
3.2.9. акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, хранящихся в фондах госистархива;
3.2.10. акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты о необнаруженных архивных документах, пути розыска которых исчерпаны;
3.2.11. предложения организаций - источников комплектования о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики, установленных законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики;
3.2.12. предложения об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов.
4. Права
Комиссии в своей деятельности предоставляется право:
4.1. приглашать на свои заседания специалистов госистархива, а также специалистов и консультантов других учреждений, не являющихся членами комиссии;
4.2. требовать своевременного представления членами Комиссии материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Комиссии;
4.3. одобрять, рекомендовать к утверждению, возвращать на доработку проекты обсуждаемых документов, составленные, переработанные и усовершенствованные описи дел, вносить рекомендации о внедрении в практику работы госистархива методических документов и предложения о рассмотрении отдельных вопросов и работ на заседаниях Научного совета, дирекции госистархива, экспертно-проверочной комиссии Минкультуры Чувашии;
4.4. информировать руководство госистархива по вопросам, входящим в компетенцию Комиссии.
5. Организация работы
5.1. Деятельность комиссии осуществляется в соответствии с годовым планом работы, утвержденным директором госистархива, с периодичностью заседаний не реже одного раза в месяц.
5.2. Для оперативного решения вопросов могут проводиться внеплановые заседания комиссии.
5.3. Председатель комиссии, а в его отсутствие его заместитель, организует деятельность комиссии, проводит ее заседания, определяет экспертов из числа работников госистархива, а также других организаций и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Комиссию задач.
5.4. Подготовка заседания комиссии возлагается на секретаря комиссии, который осуществляет контроль за своевременным представлением материалов для рассмотрения на заседании комиссии, созыв в установленные сроки заседаний и протоколирует их.
Подготовленные к рассмотрению материалы доводятся секретарем до сведения членов комиссии не позднее, чем за пять дней до заседания.
5.5. Замечания и предложения экспертов оформляются в письменном виде в виде заключения (Приложение 1) и представляются разработчикам не позднее, чем за 2 дня до заседания Комиссии.
5.6. Разработчики до заседания Комиссии работают над замечаниями и предложениями экспертов и представляют на заседание Комиссии доработанные документы. Комиссия на своих заседаниях рассматривает подготовленный разработчиком список отклоненных замечаний.
5.7. Комиссия правомочна принимать решения, если на заседании присутствует не менее половины ее состава. Решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании ее членов.
5.8. При разделении голосов поровну решение принимает председатель Комиссии, а в его отсутствие – заместитель председателя.
5.9. Особые мнения членов Комиссии в обязательном порядке отражаются в протоколах заседания или прилагаются к ним в виде заключений.
5.10. Секретарь комиссии осуществляет учет и отчетность о работе комиссии, контроль за выполнением принятых решений.
5.11. Работа членов Комиссии - работников госистархива предусматривается в планах работы соответствующих структурных подразделений госистархива.
1. Общие положения
1.1. Экспертно-методическая комиссия (ЭМК, далее – Комиссия) бюджетного учреждения Чувашской Республики «Государственный исторический архив Чувашской Республики» Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее – госистархив) является постоянно действующим совещательным органом по рассмотрению вопросов методической и практической работы по экспертизе ценности, подготовке к передаче на постоянное хранение в госистархив документов Архивного фонда Чувашской Республики, Российской Федерации, научно-методического обеспечения направлений деятельности госистархива. Решения Комиссии вступают в силу после утверждения протокола директором госистархива.
1.2. Положение о Комиссии и ее состав утверждаются приказом директора госистархива.
1.3. В состав Комиссии входят председатель, зам. председателя, наиболее квалифицированные работники основных структурных подразделений госистархива. Комиссию возглавляет заместитель директора по основной деятельности. Заместитель председателя и секретарь Комиссии назначаются из числа членов Комиссии. В качестве экспертов и консультантов к работе Комиссии могут привлекаться специалисты из других архивных учреждений, представители научных, общественных и иных сторонних организаций.
1.4. Комиссия в своей деятельности руководствуется законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Чувашской Республики, нормативными и распорядительными документами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики, Уставом, приказами госистархива и настоящим Положением.
2. Основные задачи
Основными задачами Комиссии являются:
2.1. рассмотрение вопросов экспертизы ценности и комплектования госистархива документами Архивного фонда Чувашской Республики;
2.2. рассмотрение вопросов методического обеспечения основных направлений деятельности госистархива;
2.3. внедрение в практику работы госистархива передового отечественного и зарубежного опыта в области архивоведения, документоведения и археографии.
3. Функции
Комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами:
3.1. Рассматривает:
3.1.1. предложения по методическому обеспечению основных направлений деятельности госистархива;
3.1.2. проекты нормативных документов и методических пособий в области архивоведения, документоведения, археографии и других смежных с ними научных дисциплин, а также результаты их внедрения в практику работы госистархива;
3.1.3. предложения по включению организаций и граждан в списки источников комплектования госистархива, списки потенциальных источников комплектования госистархива;
3.1.4. вопросы определения состава документов, образующихся в деятельности организаций – источников комплектования госистархива, подлежащих постоянному хранению в госистархиве, проведения отбора, экспертизы ценности и подготовки документов Архивного фонда Чувашской Республики к передаче на постоянное хранение в госистархив;
3.1.5. вопросы проведения экспертизы ценности и упорядочения документов при проведении научно-технической обработки документов организаций – источников комплектования, а также на платной основе организаций, не являющихся источниками комплектования госистархива;
3.1.6. вопросы проведения экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности госистархива, на стадии делопроизводства при подготовке номенклатуры дел и формирования дел;
3.1.7. экспертные заключения, листы учета и описания, другие материалы по отнесению документов к категории уникальных; списки фондов для выявления особо ценных документов, информации, акты, перечни номеров дел, отнесенных к составу особо ценных; списки фондов, подлежащих каталогизации и др.
3.1.8. вопросы фондирования архивных документов;
3.1.9. вопросы об изменении цикличности проверки наличия и состояния дел отдельных фондов или групп фондов, согласовывает перечни фондов с указанием сроков цикличности их проверки;
3.1.10. вопросы передачи архивных фондов в государственные и муниципальные архивы;
3.1.11. тексты докладов и сообщений работников госистархива на семинарах, конференциях, НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа, других информационных мероприятиях по вопросам архивного дела и делопроизводства; статей и обзоров, обобщающих опыт работы госистахива по отдельным направлениям деятельности;
3.1.12. программы и пособия по повышению квалификации архивных работников.
3.2. Рассматривает с последующим представлением на утверждение или согласование экспертно-проверочной комиссии Минкультуры Чувашии:
3.2.1. проекты нормативных документов и методических пособий в области архивоведения, документоведения, археографии и других смежных с ними научных дисциплин;
3.2.2. списки организаций-источников комплектования госистархива, списки потенциальных источников комплектования госистархива, изменения и дополнения к спискам;
3.2.3. примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования госистархива;
3.2.4. описи дел постоянного хранения, по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов организаций-источников комплектования госистархива, сдаточные описи документов, поступивших по договору дарения от граждан- собственников или владельцев архивных документов;
3.2.5. предложения о включении архивных документов в Государственные реестры уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, Чувашской Республики;
3.2.6. описи дел, документов на различных носителях, отнесенных к составу особо ценных документов;
3.2.7. составленные, переработанные и усовершенствованные описи дел на документы постоянного хранения, аудиовизуальные документы, а также личного происхождения, хранящиеся в фондах госистархива;
3.2.8. служебные записки о фондировании, передаче архивных фондов, архивных документов в государственные и муниципальные архивы Чувашской Республики;
3.2.9. акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, хранящихся в фондах госистархива;
3.2.10. акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты о необнаруженных архивных документах, пути розыска которых исчерпаны;
3.2.11. предложения организаций - источников комплектования о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики, установленных законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики;
3.2.12. предложения об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов.
4. Права
Комиссии в своей деятельности предоставляется право:
4.1. приглашать на свои заседания специалистов госистархива, а также специалистов и консультантов других учреждений, не являющихся членами комиссии;
4.2. требовать своевременного представления членами Комиссии материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Комиссии;
4.3. одобрять, рекомендовать к утверждению, возвращать на доработку проекты обсуждаемых документов, составленные, переработанные и усовершенствованные описи дел, вносить рекомендации о внедрении в практику работы госистархива методических документов и предложения о рассмотрении отдельных вопросов и работ на заседаниях Научного совета, дирекции госистархива, экспертно-проверочной комиссии Минкультуры Чувашии;
4.4. информировать руководство госистархива по вопросам, входящим в компетенцию Комиссии.
5. Организация работы
5.1. Деятельность комиссии осуществляется в соответствии с годовым планом работы, утвержденным директором госистархива, с периодичностью заседаний не реже одного раза в месяц.
5.2. Для оперативного решения вопросов могут проводиться внеплановые заседания комиссии.
5.3. Председатель комиссии, а в его отсутствие его заместитель, организует деятельность комиссии, проводит ее заседания, определяет экспертов из числа работников госистархива, а также других организаций и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Комиссию задач.
5.4. Подготовка заседания комиссии возлагается на секретаря комиссии, который осуществляет контроль за своевременным представлением материалов для рассмотрения на заседании комиссии, созыв в установленные сроки заседаний и протоколирует их.
Подготовленные к рассмотрению материалы доводятся секретарем до сведения членов комиссии не позднее, чем за пять дней до заседания.
5.5. Замечания и предложения экспертов оформляются в письменном виде в виде заключения (Приложение 1) и представляются разработчикам не позднее, чем за 2 дня до заседания Комиссии.
5.6. Разработчики до заседания Комиссии работают над замечаниями и предложениями экспертов и представляют на заседание Комиссии доработанные документы. Комиссия на своих заседаниях рассматривает подготовленный разработчиком список отклоненных замечаний.
5.7. Комиссия правомочна принимать решения, если на заседании присутствует не менее половины ее состава. Решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании ее членов.
5.8. При разделении голосов поровну решение принимает председатель Комиссии, а в его отсутствие – заместитель председателя.
5.9. Особые мнения членов Комиссии в обязательном порядке отражаются в протоколах заседания или прилагаются к ним в виде заключений.
5.10. Секретарь комиссии осуществляет учет и отчетность о работе комиссии, контроль за выполнением принятых решений.
5.11. Работа членов Комиссии - работников госистархива предусматривается в планах работы соответствующих структурных подразделений госистархива.
